Jag har ju nämnt arbetsverktyget Evernote flera gånger det senaste året. Det kom in i mitt liv tack vare min koordinator Elin. Hennes främsta uppgift är ju att strukturera och administrera, alltså att göra sådant som jag är ganska kass på. Och sedan vi började jobba i Evernote (Obs! Ej spons. Bara genuint glad över att ha hittat detta verktyg) så har det mesta i mitt sätt att jobba förändrats till det bättre. Men innan jag berättar mer om hur jag själv använder det så vill jag börja med att presentera en liten intervju med Elin som ändå är den som tog in det och lärde mig. Och eftersom det blev lite långt så delar vi upp den i två delar. Varsågoda, the master of struktur! Elin, vad är det som gör Evernote så bra? Främst att det är ett verktyg som går att anpassa helt efter ens egna önskemål, arbetssätt, och det upplägg man trivs och framförallt drivs av. Det finns många funktioner som gör det möjligt att skapa ordning och struktur men det är också enkelt att komma igång med direkt. Det är ingen direkt teknisk tröskel att ta sig över för att kunna börja med det utan man har chans att utveckla och upptäcka de funktioner som finns i programmet efterhand. Det går att göra hur mycket som helst men också hur lite som helst. Som sagt, det man trivs med. Hur fungerar Evernote rent praktiskt? Vilka funktioner har den? Jag brukar tänka att det är en digital bokhylla som innehåller alla mina viktiga anteckningsböcker. På hyllan kan jag välja att antingen ha alla mina anteckningar samlade i en och samma jättestora bok eller uppdelat i olika mindre böcker. Jag kan också välja om jag vill öppna upp böckerna och göra så att andra får möjlighet att ta en kik i dem eller om jag vill att de står på min hylla helt stängda. Det som sedan den digitala biten gör med mina anteckningar är att det går enkelt, snabbt och smidigt att få en översikt över mina anteckningar eftersom jag vet att jag alltid noterar och antecknar allt på ett och samma ställe. Därefter har jag möjlighet att efter eget tycke och smak sortera upp det på det vis som passar mig allra bäst. Men just funktionen och vetskapen om att jag samlar allt på ett och samma ställe är nog det absolut bästa. Jag jobbade tidigare med att-göra listor som aldrig tog slut. Du lärde mig ett annat sätt som gör att man kan känna sig klar i slutet av dagen. Berätta om det. Jag bryter alltid ner mina listor i fler, kortare. Många har en och samma som de konstant fyller på. Det leder till att det är omöjligt att någonsin bli klar. Direkt man kan checka av en har tre nya dykt upp. Jag brukar därför ha en samlad lista vilken jag sedan bryter ner i dagslistor. Jag planerar alltid mina dagar/veckor så att jag ser till att hinna det jag vill/måste hinna med och därmed också i rätt tid. Eftersom jag då istället för att ha en enda lång lista som jag omöjligt kan hinna klart med på en dag har kortare listor som faktiskt är möjliga att hinna blir klar med kan jag också känna att jag hunnit med det jag ska och att jag kan ge mig en go klapp på axeln. Om jag i slutet av dagen inte hunnit med allt på min lista ser jag över om det är något som måste-måste göras just idag och om inte sätter jag ut det på morgondagens lista alternativt den dag jag tycker det passar bäst. Detta leder till att oavsett om jag hinner klart med den ursprungliga listan eller ej lämnar det mig ständigt positiv känsla kring mina uppgifter och att göra - listor istället som det lätt annars blir - en tung misslyckande-känsla när man öppnar upp den milslånga listan. Hur jobbar du, Elin, med Evernote och hur har det förändrats med tiden? Jag samlar i princip allt i Evernote. Anteckningar från möten, viktiga uppgifter gällande konton, kontaktuppgifter, har anteckningsböcker för idéer och framförallt konkreta att göra listor som är det jag använder absolut mest. Det allra viktigaste för mig när det kommer till Evernote är att jag nu har hittat fram till ett sätt som gör att jag verkligen gillar verktyget och vill använda mig av det. Det är så jag startar upp arbetsdagen. Innan jag går hem för dagen gör jag alltid i ordning morgondagen så att när jag slår upp datorn dagen efter direkt vet vad jag ska hugga tag i. Jag upplever att det är lättare att planera sin dag när man redan har en arbetsdag i ryggen och är inne i tänket. Jag brukar jämföra det lite som när man kommer tillbaka efter en längre semester. Då brukar i alla fall jag känna att det tar en stund innan jag är helt inne i arbetet igen och snabbt kan prioritera i mina arbetsuppgifter. Om jag då innan jag gått på semester gör i ordning en plan till mig själv dagen jag är tillbaka (när jag fortfarande mentalt är inne i arbetet) gör då att det direkt går att hugga tag i konkreta arbetsuppgifter utan att först behöva skapa sig översikt och därefter prioritera det allra viktigaste. Det är lite så jag tänker även på daglig basis. Att om jag gör det arbetet för mig själv och arbetar aktivt med min struktur och mina listor över det som ska göras kommer den aktiva arbetstiden effektiviseras eftersom jag först inte behöver inför varje ny uppgift kolla av vad jag borde prioritera härnäst. Det är enklare att komma in i ett flow och jobba sig igenom allt man vill hinna med på den dag om man vet att listat är gjord i en genomtänkt och prioriterad ordning. Vad är viktigt att tänka på när man jobbar i verktyget? Att ständigt kolla av om man jobbar med det på ett sätt som man själv trivs med. Det ska inte vara ytterligare ett stressmoment/app att hålla redan på i din vardag. Själva grundtanken med verktyget är att det ska underlätta din arbetsvardag och för att det ska göra det gäller det att hitta ett sätt du själv trivs med. Jag själv trivs till exempel väldigt bra när jag får dela upp och kategorisera saker så tydligt som möjligt. Jag vill gärna dela upp, skala ner och ha så mycket översikt jag någonsin kan för att på så vis få en tydlig överblick över allt och då också känna mig lugn i att allt är under kontroll eftersom jag har allt framför mig. Det är det som är det fiffiga med verktyget - möjligheten att samla allt på ett och samma ställe samtidigt som jag kan göra det på det vis som passar mig allra bäst. Fortsättning följer!
